Så fungerar itkett

Itkett är en webbaserad tjänst för att skapa hyreskontrakt och bilagor för uthyrning av bostäder och lokaler. Dessutom finns flera andra mallar.

Registrera dig som kund

Innan du kan börja använda tjänsten behöver du registrera dig och godkännas som kund.

Flera användare

Varje kund kan ha en eller flera användare kopplat till sin del av systemet (egna kontot i itkett). Den först registrerade användaren blir Behörighetsadministratör. Detta kan ändras. Dock måste det finnas minst en Behörighetsadministratör för varje kundkonto. Denne kan då lägga till och ta bort egna användare, ta fram statistik, skapa mappstruktur för lagring av dokument och har också möjlighet att definiera grupper av användare. Vill man inte alls göra detta själv, så hjälper vi gärna till.

Fyll i uppgifter

När du loggat in till itkett kan du skapa ett dokument utifrån en av de mallar som finns i systemet. Uppgifterna fylls i på skärmen. När mallen är ifylld sparas den under valfri (egen skapad) mapp med det namn man önskar. På detta sätt är det enkelt att hitta tillbaka till ett visst dokument vid ett senare tillfälle.

Mappar

Den mappstruktur som Behörighetsadministratören skapar blir gemensam för alla användare av ert konto i itkett. Strukturen gör det enkelt att samla ihop de dokument som hör ihop t ex med en viss del av verksamheten, en viss fastighet, eller ett geografiskt område. Ni bestämmer själv hur mappstrukturen ska vara utformad. Sedan blir det enkelt för alla användare att spara sina dokument i lämplig mapp.

PDF-dokument

När mallen är ifylld skapas ett Utkast/Offert eller ett Avtal. I båda fallen presenteras resultatet som en pdf-fil på skärmen. Detta pdf-dokument kan sedan sparas på den egna datorn, skrivas ut och/eller mailas som en bifogad fil till en presumtiv hyresgäst.

Redigeringar gör du genom att gå tillbaka till det dokument du skapat och ändra i detta. Därefter kan du skapa ett nytt utkast/offert eller avtal.

Se vad det kostar! 

Ärendehantering

Funktionen innebär att du kan gruppera ett antal dokument under ett gemensamt namn. Via ärendemallen, så fyller man i de generella uppgifterna som kopieras in i alla mallar som väljs till ärendet. Detta gör att man sparar tid och undviker att det blir olika uppgifter i olika delar av ett ärende. Möjligheten att ladda upp egna valfria filer, gör t ex att man kan inkludera lokalritning eller bilder på objektet till ett uthyrningsärende. Möjligheten att utgå ifrån ett befintligt och sedan tidigare ifyllt och sparat dokument finns också. De generella uppgifterna i det valda dokumentet blir då ifyllt i övriga mallar som skall ingå i ärende – t ex olika bilagor.

Digital signering

Detta innebär att ni kan signera era kontrakt/ärenden digitalt inifrån Itkett. Detta sker genom ett samarbete med Zigned AB. En digital signering är juridiskt säker. Man väljer vilket avtal eller ärende som man önskar signera. Därefter anger man vilka som skall signera detsamma. Varje person som skall signera gör detta via BankID. När ett avtal eller ärende är signerat så erhålls ett verifikat som visar en kontrollsiffra som validerar signeringen. Signeringsärenden beställs och köps löpande och till marknadens absolut lägsta pris. Alla avtal/ärenden för signering som man har köpt har inte något bäst-före-datum. Kravet är att man har ett giltigt abonnemang i Itkett. Den stora fördelen med digital signering är att man sparar tid och pengar. Man behöver inte skicka pappersavtal fram och tillbaka för undertecknande och man behöver inte heller träffas fysiskt, vilket kan vara bra i dessa pandemi-tider.

Påminnelsefunktion

Denna funktion är avsedd att hjälpa er som kund att komma ihåg viktiga datum. T ex när ett avtal måste sägas upp. Inte sällan har prisbilden inom ett visst geografiskt område gått upp sedan avtalet tecknades. Genom att säga upp avtalet till omförhandling så missar man inte den höjningen. Självklart kan man välja att använda denna påminnelsefunktion för att bli påmind om vad som helst. Påminnelsefunktionen kan, om man vill, kopplas till ett specifikt sparat dokument. Själva påminnelsen får man sedan som E-post och/eller som sms.

Skicka för påseende

Funktionen innebär att ni direkt i tjänsten kan skicka ett helt ärende eller ett enskilt avtal för påseende till er kommande hyresgäst. Detta utan att behöva lämna tjänsten. Utskicket kan göras som Utkast/Offert eller som Avtal. Ni kan ha flera mottagare samt att ni kan välja valfri mottagare för hyresgästens svar.